Administrador(a) de Sistemas de Oficina
Fecha: 12 de junio de 2024
Ubicación: Gurabo, PR
Jornada: No Exento, Tiempo Completo, 100% presencial
Salario inicial: $16.41 por hora
Jornada: Lunes a Viernes de 8AM a 5PM
En NeoMed Center somos una empresa social, proveedora de servicios integrados de salud primaria y preventiva con el fin de lograr el bienestar comunitario; destacados entre los proveedores más creativos y dinámicos de Puerto Rico. Como talentos, nos distinguimos por hacer de la experiencia de nuestros pacientes y clientes una distintiva de nuestra marca, asegurando una atención de salud accesible y responsiva. Nuestra institución está construyendo un sistema de atención médica primaria de clase mundial, dirigidos a mejorar los resultados de salud en nuestros pacientes y en construir comunidades saludables en la isla.
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Nuestros Beneficios
En NeoMed Center ofrecemos uno de los paquetes de recompensas y beneficios más sobresalientes en Puerto Rico.
- Compensación Competitiva
- Paga por Días de Vacaciones y Enfermedad (PTO)
- Paga por Orientaciones y Adiestramientos
- Plan de Retiro 401 (k) con Pareo Patronal
- Paga por Periodo de Maternidad/Paternidad
- Bono de Navidad
- Uniformes de la Compañía
- Oportunidades de Avance Profesional
- Seguro de Vida
- ¡Y mucho más!
Descripción General
El/La Administrador/a de Sistemas de Oficinas es responsable de brindar apoyo ejecutivo y administrativo en las distintas áreas funcionales bajo la dirección médica y dirección operacional del centro de salud. Este profesional ejecutivo ayuda a la corporación a funcionar de manera eficiente. Entre sus principales responsabilidades se encuentra la coordinación de citas y horarios de los principales oficiales ejecutivos, coordinar los arreglos de viaje, el recibo y/o transferencia de llamadas, manejar correspondencia, planificación y programación de reuniones, gestión de los calendarios Principales Oficiales, soporte administrativo, entre otros. El/La Administradora de Sistemas de Oficinas también se encargará de asistir en el proceso de cubiertas médicas para los horarios extendidos y las salas de emergencias. Además, colaborará en el procesamiento de nómina manejando las hojas de asistencia del personal bajo la supervisión de la dirección médica y dirección operacional.
Deberes y Responsabilidades Esenciales
- Coordina y custodia la agenda de reuniones de facultad u operacionales, actividades y/o compromisos del(la) Principal Oficial Medico(a) y al Principal Oficial Operacional.
- Coordina la logística de las reuniones incluyendo separar el espacio y verificar la disponibilidad de materiales y/o equipo necesario.
- Proporciona apoyo administrativo para garantizar la eficiencia de las operaciones de la oficina.
- Responde llamadas telefónicas y/o toma mensajes y dirige las mismas a las partes apropiadas.
- Atiende y determina el propósito de la visita de personas que acudan al área de administración como empleados, pacientes u otros individuos y los dirige al personal o departamento apropiado.
- Asiste a reuniones, redacta y transcribe minutas de las mismas.
- Maneja, clasifica y distribuye toda correspondencia recibida por vía correo regular, correo electrónico o fax dirigida al Principal Oficial Medico(a) y al Principal Oficial Operacional.
- Elabora toda documentación administrativa que incluye, pero, no se limita a la redacción de cartas, memorandos, comunicados, informes y/o reportes, entre otros.
- Asiste en el procesamiento de nómina del personal bajo la supervisión del (la) Principal Oficial Medico y al Principal Oficial Operacional.
- Utiliza tecnologías de procesamiento de palabras, hojas de cálculos, bases de datos, sistemas de presentaciones y correo electrónico (Word, PowerPoint, Excel y Outlook).
- Trabaja con información confidencial con discreción para mantener la confidencialidad y la seguridad, y garantizar el cumplimiento de las políticas de privacidad y otras regulaciones.
- Garantiza el cumplimiento de las fechas límites y se adapta con habilidad a los cambios en las prioridades.
- Asiste en la coordinación de cubiertas médicas de horarios extendidos y salas de emergencias.
- Da seguimiento a todo asunto pendiente del departamento y que sea manejado por el (la) Principal Oficial Medico y/o Principal Oficial Operacional.
Responsabilidades de Supervisión:
Esta posición no tiene responsabilidades gerenciales de supervisión
Educación
- Grado Asociado en Ciencias Secretariales, Administración de Sistemas de Oficina y/o área relacionada de una institución acreditada, o
- Bachillerato en Administración de Sistemas de Oficina, Ciencias Secretariales, o disciplina relacionada de una institución acreditada (preferible)
Requisitos
- Dos (2) años de experiencia probada en un rol ejecutivo de apoyo administrativo
- Fuerte conocimiento de Microsoft Office y protocolos corporativos
- Dominio bilingüe en inglés y español (requerido)
Competencias Medulares
Pensamiento Estratégico
Liderazgo y Agilidad
Comunicación y Confianza
Manejo de Tiempo
Escucha Activa
Trabajo en equipo
Colaboración y Adaptabilidad
Solución de Problemas
Rendición de Cuentas
Inteligencia Emocional
Competencias Adicionales
- Disponbilidad para turnos rotativos y días feriados
- Enfoque en calidad de servicios al cliente
- Manejo de pacientes y poblaciones diversas
- Manejo de reportes, redacción y documentación
- Orientado(a) a resultados
- Dominio de Sistema Médico Electrónico (EHR)
- Conocimiento de los Planes Médicos
- Manejo de cobros y registros de deducibles
- Orientación sobre servicios
- Dominio ICD-10 y/o facturación
- Conocimientos de la Ley HIPPA
- Dominio de la tecnología y MS Office 365
Importante: El candidato debe proporcionar evidencia de la preparación académica y/o cursos relacionados con la publicación del empleo.
Trabajo Físico y Ambiente
Los requisitos físicos descritos son representativos de los que deben ser cumplidos por el talento para desempeñar exitosamente las funciones esenciales de esta posición. Acomodos razonables pueden ser considerados para que personas con discapacidades puedan desempeñar las funciones esenciales.
Mientras ejecuta las responsabilidades de esta posición, el talento regularmente permanece sentado, utiliza sus manos y dedos, habla y escucha. El talento ocasionalmente permanece de pie. Destrezas visuales requeridas para este rol incluyen visión de cerca y a distancia. El talento en esta posición constantemente se comunica con otros para intercambiar información
Las características del ambiente de trabajo descritas son representativas a las que el talento se encuentra mientras realiza las funciones esenciales de esta posición. El talento en este rol trabaja en un ambiente de clínica ambulatoria con temperaturas adecuadas, buena iluminación, y ruido de moderado a silencioso.
Trabajador/a Esencial
Como líderes reconocidos de la salud primaria integral en Puerto Rico, reafirmamos nuestro compromiso de siempre ofrecer servicios médicos a nuestros pacientes, incluso durante eventos de emergencia y/o desastres naturales. Los empleados de NeoMed Center son considerados trabajadores esenciales, cuyo papel es crítico en la continuidad de estos importantes servicios, incluso en tales circunstancias. Al postularse para esta posición, usted reconoce que NeoMed Center puede requerir sus servicios durante e inmediatamente después de dichos eventos.
EEOC
NeoMed Center es un patrono con igualdad de oportunidad en el empleo. NeoMed Center no discrimina en el empleo por motivo de raza, color, religión, origen nacional, estado de ciudadanía, ascendencia, edad, sexo, orientación sexual, estado civil, discapacidad física o mental, estado militar, o cualquier otra característica protegida por la ley.
Job Type: Full-time
Pay: From $16.41 per hour
Expected hours: 40 per week
Benefits:
- 401(k) matching
- Dental insurance
- Health insurance
- Life insurance
- Paid time off
- Parental leave
- Vision insurance
Schedule:
- 8 hour shift
- Day shift
- Monday to Friday
- Weekends as needed
Education:
Language:
Shift availability:
Ability to Commute:
- Gurabo, PR 00778 (Required)
Work Location: In person